Justificación de dietas y de gastos de desplazamiento

Una reciente resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), de fecha 6 de noviembre de 2018, establece los criterios sobre la justificación de las dietas y otros gastos de desplazamiento para que tengan la consideración de cantidades no sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

La controversia entre los trabajadores y la Administración Tributaria, surgía cuando la Agencia Tributaria en un proceso de comprobación solicitaba a los trabajadores la justificación documental de determinadas cantidades declaradas como exentas en el IRPF, por tener la consideración de cantidades destinadas a resarcir al trabajador de los gastos incurridos por desplazamientos ocasionados como consecuencia de necesidades laborales.

Esta resolución del TEAC establece cómo se deben acreditar dietas y gastos de desplazamiento exentos de IRPF como, por ejemplo, los gastos en los que incurre un trabajador durante un viaje de negocios

Si el trabajador no podía acreditar documentalmente la justificación de los desplazamientos, se le emitía por parte de la Administración la correspondiente liquidación imputando las dietas como mayor renta del trabajo, liquidando intereses y además sancionando.

Hasta el momento, si la Administración requería al trabajador para que acreditase documentalmente los motivos y los justificantes de las cantidades declaradas como exentas en concepto de dietas y gastos de desplazamiento, el trabajador se veía indefenso puesto que en la mayoría de los casos esos justificantes obran en poder de la empresa.

Pues bien, la Resolución del TEAC ha zanjado la cuestión, al establecer los criterios que debe seguir la Administración Tributaria en estos casos:

Los gastos de locomoción mediante el uso del vehículo privado, así como los de manutención deberán ser acreditados por el pagador (la empresa), correspondiéndole a la misma justificar el día, el lugar y el motivo laboral del desplazamiento, puesto que así lo establece el Reglamento del IRPF. No obstante, el trabajador voluntariamente podrá aportar la justificación de los gastos, si esta obra en su poder.
En caso de haberse utilizado medio de transporte público, los gastos de desplazamiento deberán acreditarse por el trabajador, salvo que éste alegue que los justificantes documentales están en poder de la empresa.
La acreditación de la vinculación de los gastos con la actividad desarrollada por la empresa corresponderá a la empresa.
La Resolución excluye de este criterio a aquellos trabajadores que dada su vinculación con la empresa, se les permitiera el acceso pleno a las pruebas requeridas, tales como socios mayoritarios o administradores.
La AEAT no podrá hacer tributar a un trabajador sin, antes, intentar obtener de su pagador la documentación que justifica las exenciones consignadas en concepto de dietas y gastos de desplazamiento.

Por tanto, la Resolución del TEAC viene a clarificar la exigencia de unas pruebas, que en la mayoría de los casos, no le correspondía acreditar al trabajador.

Isabel Díaz Rosado - Emede ETL Global