¿Resulta obligatorio la presentación de libros? Imagino que muchas personas tendrán esta duda cuando llega la campaña de legalización de libros, por tanto os explicaremos qué tiene dicha obligación tributaria.

El Reglamento del Registro Mercantil mantiene la obligación sobre los empresarios de la llevanza de distintos tipos de libros, los principales y más comunes son los libros contables, libros de actas y libros de socios. En función de qué tipo de sociedad se trate nos encontraremos también con los libros de contratos, libros de actas del consejo y libro de acciones normativas. 

El plazo para la legalización del libro por vía telemática es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, por ejemplo si el ejercicio coincide con el año natural cerrado el 31 de diciembre de 20X0, el último día para legalizar los libros del ejercicio 20X0 será el 30 de abril de 20X1.

No existe sanción por la no presentación o por la presentación fuera de plazo de los mismos tipificada en el Reglamento del Registro Mercantil, en el art.200 de la Ley General Tributaria se transcribe lo siguiente:

Artículo 200 Infracción tributaria por incumplir obligaciones contables y registrales

  1. Constituye infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, entre otras:

      • La inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros y registros exigidos por las normas tributarias.
      • La utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda, según su naturaleza, que dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado.
      • El incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados.
      • La llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.
      • El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o de los libros y registros establecidos por las normas tributarias.
      • La autorización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera exija dicho requisito.
      • El retraso en la obligación de llevar los Libros Registro a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria mediante el suministro de los registros de facturación en los términos establecidos reglamentariamente.

2. La infracción prevista en este artículo será grave.

3. La sanción consistirá en multa pecuniaria fija de 150 euros, salvo que sea de aplicación lo dispuesto en los párrafos siguientes.

La inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda se sancionará con multa pecuniaria proporcional del uno por ciento de los cargos, abonos o anotaciones omitidos, inexactos, falseados o recogidos en cuentas con significado distinto del que les corresponda, con un mínimo de 150 y un máximo de 6.000 euros.

La no llevanza o conservación de la contabilidad, los libros y los registros exigidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados se sancionará con multa pecuniaria proporcional del uno por ciento de la cifra de negocios del sujeto infractor en el ejercicio al que se refiere la infracción, con un mínimo de 600 euros.

La llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario se sancionará con multa pecuniaria fija de 600 euros por cada uno de los ejercicios económicos a los que alcance dicha llevanza.

El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o libros y registros exigidos por las normas tributarias se sancionará con multa pecuniaria fija de 300 euros.

El retraso en la obligación de llevar los Libros Registro a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria mediante el suministro de los registros de facturación en los términos establecidos reglamentariamente, se sancionará con multa pecuniaria proporcional de un 0,5 por ciento del importe de la factura objeto del registro, con un mínimo trimestral de 300 euros y un máximo de 6.000 euros.

La utilización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera lo exija se sancionará con multa pecuniaria fija de 300 euros.”

Resumiendo: El Registro Mercantil no recoge sanción al respecto, pero la AEAT sí recoge un régimen sancionador por el incumplimiento de la no llevanza de los libros contables obligatorios exigidos o por el retraso en la legalización, aunque en la práctica no se está haciendo o, al menos, no he visto ninguna, sin embargo no nos exime de que comiencen a hacerlo en algún momento.

Eva Molina Cazorla
Responsable de Finanzas y Contabilidad
Eva Molina Cazorla

Responsable de Finanzas y Contabilidad

  • Graduada en Finanzas y Contabilidad
  • Máster en Asesoramiento Fiscal y Tributación