¿Resulta obligatorio la presentación de libros?
El Reglamento del Registro Mercantil mantiene la obligación sobre los empresarios de la llevanza de distintos tipos de libros, los principales y más comunes son los libros contables, libros de actas y libros de socios. En función de qué tipo de sociedad se trate nos encontraremos también con libros de contratos, libros de actas del consejo y libro de acciones nominativas.
De acuerdo con la reciente jurisprudencia del Tribunal Supremo y otros órganos judiciales, los libros de contabilidad legalizados son prueba suficiente para determinar la imputación temporal de los elementos patrimoniales registrados en un ejercicio prescrito, evitando así la presunción de obtención de rentas del artículo 121 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) en caso de comprobación tributaria. Otro motivo más para no olvidar legalizar los libros en tiempo y forma.
El plazo para la legalización del libro por vía telemática es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, por ejemplo, si el ejercicio coincide con el año natural cerrado el 31 de diciembre de 20X0, el último día para legalizar los libros del ejercicio 20X0 será el 30 de abril de 20X1. En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.
Falta de legalización o de depósito posibles infracciones tributarias.
Ya que no existe sanción por la no presentación o por la presentación fuera de plazo de los mismos tipificada en el Reglamento del Registro Mercantil puede que sean muchas las empresas que no realizan la legalización de los libros pero desde el punto de vista tributario, el artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevaría aparejado una sanción de 150 o 300 euros, si bien hasta la fecha no tenemos constancia de que se haya empleado este artículo para sancionar la mera falta de legalización de los libros sin venir precedida de otros incumplimientos contables.
Hay que señalar que la falta de legalización o de depósito, junto con otros incumplimientos de índole contable o registral puede incidir en la determinación de la existencia de anomalías sustanciales en la contabilidad que afecten a la calificación de posibles infracciones tributarias.
La legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios a la hora de defender una postura u operación ante los tribunales. Si los libros no han sido legalizados, el contenido de los libros ha podido ser alterado y por tanto carecerían de valor probatorio.
Es posible que en el cierre del ejercicio 2023 no tenga registrada en la contabilidad ninguna deuda que no pueda justificar ahora, pero quizás en los próximos años si la tenga y como consecuencia de una comprobación tributaria la Administración le notifique una regularización por el importe íntegro de tal deuda más los intereses de demora correspondientes, presumiendo que se trata de beneficios ocultados. Será en ese momento cuando se eche las manos a la cabeza si no ha legalizado los libros que demostrarían que la deuda corresponde a un ejercicio prescrito.
Otros ejemplos de pasivos ficticios pueden ser errores en los registros contables, la condonación de préstamos, aportaciones de socios reflejadas en la cuenta 551, un proveedor que ha cerrado, un acreedor que se ha olvidado de nosotros… cualquiera de estos motivos puede dar lugar a un pasivo ficticio sobrevenido, y como de antemano no sabemos cuándo puede llegar a serlo o cuándo puede ser objeto de comprobación, la prudencia aconseja no olvidarse de legalizar los libros cada año.
Eva Molina
Responsable de Finanzas y Contabilidad en Emede ETL GLOBAL
emolina@etl.es
