Cuando gestionamos una empresa, es imprescindible mantener un orden y transparencia en todos nuestros registros contables, fiscales y administrativos. Uno de los aspectos más importantes para asegurar la correcta operatividad de tu negocio es la legalización y presentación de libros en el Registro Mercantil. En este post, te explicamos todo lo que debes saber al respecto.
¿Qué libros son los que se deben legalizar en el Registro Mercantil?
- Libros Contables: son aquellos documentos que reflejan la actividad económica diaria de la empresa durante un ejercicio social, es decir, son el reflejo de todas las operaciones que ocurren en la empresa a lo largo del ejercicio contable. Este libro se presenta anualmente.
- Libro de Actas: Este libro es esencial para registrar las decisiones tomadas en las juntas de socios o de administradores de la empresa. Dependiendo del tipo de sociedad (por ejemplo, sociedad anónima, limitada, etc.), en este libro se incluyen las actas de las juntas generales, reuniones extraordinarias o cualquier otro tipo de resolución formal de la empresa. Este libro se presenta anualmente y hay que unir todas las actas ya sea ordinarias o extraordinarias de cada ejercicio.
- Libro de Socios o acciones nominativas: Este libro debe registrar la identidad de los socios o accionistas y la cantidad de participaciones o acciones que poseen. Es especialmente importante cuando se realizan cambios en la estructura societaria, como la transmisión de acciones o participación de los socios. Este libro se suele presentar en el momento de la constitución y cuando hay modificaciones, por lo que puede suceder que algún año no se haya realizado ninguna operación adicional y no da lugar a la presentación de este libro.
Además, en función de qué tipo de sociedad se trate nos encontraremos también con libros de contratos, libros de actas del consejo.
¿Cuáles son los plazos de presentación?
El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, si el ejercicio coincide con el año natural, cerrado a 31 de diciembre del año 2024, el último día para legalizar los libros del ejercicio 2024 sería el 30 de abril de 2025.
¿Cómo se pueden presentar?
Se han de presentar de forma telemática para los ejercicios cerrados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014 (Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores) en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social del empresario.
Se pueden presentar a través del programa LEGALIA que se puede descargar a través de la página del Registro Mercantil o directamente por la página web del Registro.
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¿Quiénes están obligados a presentar los libros en el Registro Mercantil?
Los sujetos obligados a estas presentaciones serán todas aquellas sociedades inscritas en el Registro Mercantil y aquellas que aún sin estarlo vengan obligadas por disposiciones vigentes.
No pueden legalizar libros en el Registro Mercantil las comunidades de propietarios, partidos políticos u organismos oficiales, aunque de forma voluntaria podrán presentarlos aquellas entidades que estén inscritas en un Registro diferente al Registro Mercantil, deberán consultar previamente la obligatoriedad de la legalización de libros en su Registro.
En resumen, no cumplir con la presentación de los libros contables, actas y socios ante el registro mercantil puede resultar en sanciones económicas, pérdida de beneficios fiscales, invalidación de decisiones empresariales. Es importante mantenerse al día con estos requisitos para evitar complicaciones.
Si tienes más preguntas sobre este tema o necesitas más detalles, ¡estaré encantado de ayudarte!
¿Existen sanciones por la no presentación o presentación fuera de plazo de los libros?
Ya que no existe sanción por la no presentación o por la presentación fuera de plazo de los mismos tipificada en el Reglamento del Registro Mercantil puede que sean muchas las empresas que no realizan la legalización de los libros pero desde el punto de vista tributario, el artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevaría aparejado una sanción de 150 o 300 euros, si bien hasta la fecha no tenemos constancia de que se haya empleado este artículo para sancionar la mera falta de legalización de los libros sin venir precedida de otros incumplimientos contables.
