SharePoint es una de esas herramientas que pueden transformar la forma de trabajar en una asesoría fiscal, pero no siempre se conoce su verdadero potencial. Si eres de los que aún no ha descubierto cómo puede ayudarte a gestionar mejor tu despacho y a mejorar la comunicación con tu equipo, te lo contamos en este post.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma de colaboración de Microsoft que permite crear sitios para almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo. Imagina tener un espacio centralizado donde todo tu equipo puede acceder a documentos, proyectos y recursos de manera segura y rápida, algo clave para el día a día de una asesoría.
¿Para qué se usa SharePoint en una asesoría fiscal?
1. Gestión de expedientes de clientes:
En una asesoría fiscal, manejar de manera segura y ordenada la documentación de cada cliente es fundamental. SharePoint permite crear bibliotecas de documentos para cada cliente, con carpetas específicas para declaraciones fiscales, facturas, contratos y otros documentos importantes.
2. Almacenamiento y control de versiones:
Una de las mayores ventajas de SharePoint es la gestión de versiones de documentos. Si tienes que modificar un archivo, SharePoint guarda un historial de versiones, lo que permite regresar a una versión anterior si es necesario. Esto es particularmente útil para documentos que cambian frecuentemente.
3. Automatización de flujos de trabajo:
¿Cuántas veces has tenido que enviar documentos para revisión o aprobación? Con SharePoint, puedes crear flujos de trabajo automáticos para procesos repetitivos, como la revisión de declaraciones antes de su presentación. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores.
4. Colaboración en tiempo real con el equipo:
En una asesoría fiscal, el trabajo colaborativo es clave. SharePoint permite que varios miembros del equipo trabajen en un mismo documento al mismo tiempo, lo que facilita la revisión de informes y la elaboración de estrategias fiscales sin tener que enviar varios correos electrónicos.
5. Creación de sitios internos para cada área:
Puedes crear sitios específicos para diferentes áreas de la asesoría, como contabilidad, fiscalidad… Esto facilita que cada departamento tenga acceso a la información y documentos que necesita, sin perder tiempo buscando archivos.
SharePoint como herramienta de comunicación interna
Además de gestionar documentos, SharePoint puede convertirse en una excelente herramienta de comunicación interna.
• Tableros de anuncios:
Puedes crear una página de inicio en SharePoint con un tablero de anuncios donde se publiquen las novedades de la empresa, actualizaciones de procesos, recordatorios de fechas importantes (como vencimientos fiscales) y noticias relevantes para el equipo.
• Foros de discusión:
Los sitios de SharePoint permiten la creación de foros internos donde los miembros del equipo pueden plantear dudas, compartir ideas o discutir sobre normativas fiscales recientes. Esto fomenta la colaboración y asegura que todos estén alineados.
• Calendarios compartidos:
Agregar calendarios compartidos en SharePoint facilita la coordinación de reuniones, eventos y recordatorios de tareas importantes, como la presentación de impuestos. Así, todos en el equipo pueden estar al tanto de los plazos y eventos sin necesidad de recordatorios manuales.
• Integración con Microsoft Teams:
SharePoint se integra perfectamente con Teams, lo que permite al equipo acceder a documentos, proyectos y bibliotecas de SharePoint directamente desde Teams. Esto facilita que las conversaciones y documentos estén siempre sincronizados y disponibles en un solo lugar.
Beneficios de usar SharePoint en una asesoría fiscal
SharePoint ayuda a centralizar toda la información en un solo lugar, lo que facilita la consulta de documentos y el trabajo colaborativo. Esto resulta especialmente útil para gestionar grandes volúmenes de información de clientes y garantizar el cumplimiento de plazos de presentación de impuestos. Además, con la automatización de flujos de trabajo y la capacidad de trabajar en la nube, se pueden optimizar procesos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y mayor productividad. Y como herramienta de comunicación interna, permite mantener a todo el equipo conectado, informado y alineado con los objetivos de la asesoría.
Marketing y comunicación
Cándida Lorenzo Ferris
clorenzo@etl.es
