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Cuando en el mundo empresarial hablamos de empresas “zombis” nos estamos refiriendo a esas sociedades que se dejan inactivas durante largos periodos de tiempo y de las que casi nos olvidamos que existen.
Sin embargo, estás empresas “zombis” siguen existiendo y están muy presentes para la Agencia Tributaria y ahora también para el Registro Mercantil.
En los últimos años, la Agencia Tributaria está llevando a cabo una intensa labor de comprobación e investigación de que estas sociedades inactivas cumplen con todas sus obligaciones, y recientemente el Registro Mercantil ha endurecido las sanciones por no cumplir con las obligaciones mercantiles que siguen teniendo.
Pero… ¿Qué es una sociedad inactiva? La respuesta a esta pregunta es muy simple, es aquella que no ejerce ninguna actividad económica y lo comunica a la Agencia Tributaria.
Las razones por las que una sociedad se deja inactiva pueden ser varias, pero principalmente responden a un motivo económico; el ahorrarnos los gastos de liquidación, aunque este ahorro a la larga nos pueda salir bastante más caro ya que si no cumplimos con una serie de obligaciones fiscales y mercantiles pueden llegarnos sorpresas muy desagradables en forma de sanción.
Para dejar una sociedad inactiva lo primero que tenemos que hacer es aprobarlo en una Junta General de Socios y tras la aprobación, debemos comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante una declaración censal modelo 036.
Tras la comunicación de la inactividad a la Agencia Tributaria no podemos olvidarnos de ella para siempre, ya que siguen teniendo las siguientes obligaciones:
Obligaciones fiscales:
1. Retenciones:
Aunque los gastos generados durante el periodo de inactividad no son deducibles sigue existiendo la obligación de retener a los profesionales que presten servicios y tendrá que ingresar la correspondiente retención en el modelo 111 y presentar el resumen anual modelo 190.
2. Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA):
Desde la fecha indicada del cese de actividad no se pueden emitir facturas, y de las facturas recibidas no será deducible el IVA soportado, por lo que no hay que presentar las declaraciones trimestrales (modelo 303) ni su resumen anual (modelo 390). Pero cuidado, si la sociedad ha estado activa durante algún periodo del año en curso si tendrá que presentar la correspondiente declaración trimestral y el resumen anual.
Si la sociedad inactiva posee inmovilizado o existencias que va a vender y va a repercutir IVA por dicha venta, es necesario que se tramite el alta en la actividad mediante declaración censal modelo 036 quedando obligada a presentar la correspondiente declaración trimestral y el resumen anual.
3. Impuesto sobre Sociedades (IS):
Las empresas inactivas están obligadas a presentar el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) todos los años, indicando en la propia declaración que es una entidad inactiva, casilla 026 del modelo 200, lo que desactiva la cuenta de pérdidas y ganancias y solo hay que cumplimentar el balance.
Obligaciones mercantiles:
1. Llevanza de la contabilidad acogida al plan general de contabilidad.
2. Legalización de los libros contables.
3. Formular las cuentas anuales para su posterior aprobación den la Junta General de Socios.
4. Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
Respecto al depósito de las Cuentas Anuales, con el nuevo Real Decreto la incoación de expedientes sancionadores por no depositar las Cuentas Anuales ya no solo corresponde al ICAC, sino que también se podrá encomendar la gestión y propuesta del régimen sancionador a los registradores mercantiles, por lo que con casi toda probabilidad el número de expedientes sancionadores se incremente.
El régimen sancionador, que viene recogido en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, indica que las sanciones podrán ir entre 1.200 euros y 60.000 euros, aunque si la sociedad tiene un volumen de negocio anual que supere los 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso puede elevarse a 300.000 euros.
El nuevo Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, precisa aún más algunos aspectos del régimen sancionador, incluido los criterios para la imposición de las mismas:
Teniendo en cuenta los límites recogidos en el artículo 283 LSC, se establecen los siguientes criterios para determinar el importe de la sanción:
• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad indicada en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
• En caso de no aportarse la última declaración tributaria presentada, la sanción será del 2 por ciento del capital social según los datos que consten en el Registro Mercantil.
• En caso de que se aportase la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fueran mayores al 2 por ciento del capital social, la sanción será la de este último, reducido en un 10 por ciento.
Para resolver y notificar la resolución del procedimiento sancionador hay un plazo de seis meses desde la adopción por el Presidente del ICAC del acuerdo de incoación, sin perjuicio de la posibilidad legal de suspender el procedimiento y de ampliar plazos.
Obligación de disolver:
Cuando la inactividad de la sociedad supera un año, la sociedad entra en causa de disolución obligatoria, tal y como se recoge en el Real Decreto 01/2010, de 2 de julio, en el que se indica que el plazo máximo que una sociedad puede permanecer inactiva es de un año.
Pasado el plazo de un año, el Administrador debe convocar una Junta General de Socios en el plazo de dos meses y acordar la disolución de la sociedad. De no hacerlo, puede conllevar a que el Administrador responda de forma solidaria de las deudas de la sociedad.
Obligaciones con la Seguridad Social:
Los administradores de las entidades inactivas pueden darse de baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, pero cuidado si realizan alguna otra actividad por la que estén obligados a estar incluidos en el citado régimen.
Vista todas las obligaciones que pueden conllevar tener una sociedad inactiva, los administradores de las mimas deberían hacerse la pregunta de si les merece la pena o no, liquidar la sociedad por ahorrarse unas “pelas”, cuando a la larga el coste y las contingencias de mantener la sociedad inactiva es muy superior al de la liquidación.
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