En el caso de las Fundaciones andaluzas existe la obligación de legalizar los libros periódicamente. El Registro de Fundaciones de Andalucía es quien tiene la competencia en lo que a esta materia respecta.

1. ¿Qué libros se han de legalizar?

En el caso de las Fundaciones, los libros obligatorios a legalizar son:

– Libro de inventario y cuentas anuales. Este libro recoge la situación inicial de la Fundación, su evolución, al menos trimestral, mediante balance de sumas y saldos, el inventario final y además las cuentas anuales que comprenden: Balance de situación, cuentas de pérdidas y ganancias y memoria.
– Libro de presupuestos (plan de actuación). Contendrá los planes de actuación que elabore la Fundación para el ejercicio económico siguiente.
 Libro diario. En este se registraran todas las operaciones de la actividad económica de forma diario o cronológica. El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, se inicia con el registro de situación inicial de la Fundación (asiento de apertura), recoge las operaciones del año y se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).
– Libro de actas. En este se recogen los acuerdos tomados por el Patronato y de los órganos delegados de este, si los hubiere.

2. ¿Cómo podemos hacer el trámite?

Actualmente solo es posible hacer el trámite de forma presencial aunque se está trabajando en la opción de realizar dichas legalizaciones de forma telemática.

3. ¿Cuándo debemos legalizar los libros?, ¿Qué documentos se han de presentar en cada caso?

La legalización de los libros se deberá realizar:

Cuando se constituye la Fundación. En este caso, legalizaremos los libros en blanco y deberemos aportar:

  • a) Solicitud de legalización. Puede descargarse en el siguiente enlace:

https://www.juntadeandalucia.es/servicios/procedimientos/detalle/11684.html#toc-c-mo-realizar-el-tr-mite

En esta deberá constar la siguiente información:

    • Nombre y apellidos del solicitante.
    • Denominación de la Fundación.
    • Datos de identificación registral.
    • Domicilio de la Fundación.
    • Relación de libros cuya legalización de libros se solicita indicando que estos se encuentran en blanco.
    • Fecha de apertura del libro a legalizar. Se tendrá que indicar la fecha en la que se constituyó la Fundación.
  • b) Libro físico a legalizar. Este deberá de estar encuadernado o formado por hojas móviles completamente en blanco y sus folios deberán estar numerados correlativamente.

Periódicamente tras cerrarse el ejercicio que se quiere legalizar (4 meses posteriores al cierre del ejercicio). En este caso, deberemos presentar:

  • c) Solicitud de legalización. Puede descargarse en el siguiente enlace:

https://www.juntadeandalucia.es/servicios/procedimientos/detalle/11684.html#toc-c-mo-realizar-el-tr-mite

En esta deberá constar la siguiente información:

    • Nombre y apellidos del solicitante.
    • Denominación de la Fundación.
    • Datos de identificación registral.
    • Domicilio de la Fundación.
    • Relación de libros cuya legalización de libros se solicita indicando que estos han sido formados mediante la encuadernación de hoja anotadas, así como el número de hojas de que se compone cada libro.
    • Fecha de apertura y de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase de aquellos cuya legalización se solicita.
  • d) Libro físico a legalizar.

Este deberá estar formado por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo. Deberán estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios; tendrán el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellos. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.

4. ¿Qué ocurre si legalizo los libros fuera de plazo?

Si la legalización se solicita fuera del plazo anteriormente indicado, el encargado del Registro lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente de la hoja de legalizaciones.

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