legalización de libros telemáticos
El pasado 16 de febrero de este mismo año tuvo lugar la publicación en el BOE de la instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que esclarece y da forma al artículo 18 “legalización de libros” de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
La aplicación del artículo 18 tiene lugar respecto de los libros obligatorios de todas las clases y para los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, tema ya debatido en otro de nuestros post publicado con anterioridad, debido a la novedad del momento y las continuas dudas en la gestión práctica del procedimiento, vamos a indicar los pasos a seguir en cada caso concreto.
El plazo de presentación de los libros obligatorios será durante los cuatro primeros meses al cierre del ejercicio social a través de la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
Libro Diario, Libro inventario y Cuentas Anuales
En el caso de los libros contables del ejercicio precedente tendrán que presentarse de forma obligatoria en soporte electrónico con presentación telemática y sin necesidad de firmar la diligencia de cierre del libro físico en el Registro Mercantil competente.
Libro Diario, Libro inventario y Cuentas Anuales
A. Si existe el libro legalizado en blanco:
- Se procederá al cierre del libro físico incluyendo todas las actas transcritas una vez finalizado el ejercicio social del 2013, mediante una diligencia de cierre firmado por el representante legal de la entidad, deberá de archivarse una diligencia de cierre por cada tomo.
- Se procederá a la legalización de las actas/contratos celebrados durante el ejercicio social 2014 (con fecha de presentación hasta 30 de abril de 2015) en fichero pdf, word o excel, junto con la aportación de otro fichero incluyendo una certificación de la diligencia cierre del libro físico firmada por el representante, y solo para la legalización de este primer libro telemático.
B. Si nunca se ha legalizado el libro en blanco se legalizarán 2 libros:
- Un libro con todas las actas/contratos a origen y hasta 31.12.2013 en formato pdf, word o excel, junto con la aportación de una certificación firmada por el representante donde ratifique la legalización de dichas actas/contratos no transcritos en su día y cuya legalización se solicita ahora.
- Y otro libro con las actas celebradas durante el ejercicio social del 2014 en los formatos especificados en el párrafo anterior y sin necesidad de firmar diligencia de cierre, puesto que no hay libro físico.
Importante destacar que en la instrucción novena se menciona la posibilidad de legalizar en cualquier momento libros de detalles de actas del ejercicio en curso, a efectos probatorios, por ejemplo en el caso de ser solicitada por inspección y por un período determinado, y sin perjuicio de la obligatoriedad de incluir dichas actas en la legalización del ejercicio completo.
Para los libros registros de contratos del socio único con la sociedad será también de aplicación lo detallado en el punto A.3 que se explica a continuación y donde hace referencia a la información que hay que incluir en la legalización de los libros registros de socios y acciones nominativas.
Libro de Registros de Socios y Acciones Nominativas
A. Si existe el libro legalizado en blanco:
- En este caso es necesario firmar la diligencia de cierre del libro físico en los mismos términos que con los libros de actas y registro de contratos, exceptuando la obligatoriedad de tener que aportar la certificación de dicha diligencia de cierre firmada por el representante.
- Solo se efectuará la presentación de la legalización de este libro en aquel ejercicio en el que hubiese alguna variación en los socios/accionistas o en las participaciones/acciones de la entidad.
- En dicho libro debe de constar la identidad de los titulares + nacionalidad + domicilio de cada uno de ellos. La omisión de la nacionalidad o domicilio no impedirá su legalización, pero se dejará constancia de dicha omisión en la legalización.
B. Si nunca se ha legalizado el libro físico en blanco:
- Se procederá a la legalización en los mismos términos que se especifican en el punto B.1 donde se explica el procedimiento para la legalización del libro de actas.
Muy importante y que hay que tener en cuenta lo que se expresa en la instrucción vigesimoprimera:
“…El empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios”.
El precio que factura el Registro Mercantil por cada libro presentado será el mismo que venía ya haciendo con anterioridad, en el caso de presentaciones fuera de plazo se incrementará con un recargo de unos 6,00 € aprox. por libro.
Como transición, en la instrucción vigesimocuarta, el Registrador da la posibilidad de la presentación en papel de los libros obligatorios y cerrados a 31.12.2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico.
Un breve resumen de dicha instrucción llevado a la práctica y espero os sirva de ayuda.
Beatriz Gaspar García
Emede ETL Global | Asesoría fiscal Málaga
