En las cuentas anuales se refleja la imagen fiel del patrimonio de una sociedad limitada o anónima, su situación financiera y el resultado del ejercicio al que correspondan. Se exige que la contabilidad de cada ejercicio refleje con claridad y exactitud la situación patrimonial de una empresa [1], y que tanto el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como la Memoria, se redacten de forma que su lectura refleje la situación económica de la empresa y la trayectoria de sus negocios.
¿Es obligatorio presentar las cuentas anuales?
La Ley obliga a los Administradores a presentar dichas Cuentas en Registro Mercantil para su inscripción y publicación, de forma que un tercero pueda acceder y conocer la situación financiera de la empresa.
Las cuentas anuales se presentan en el plazo de 1 mes desde la fecha de aprobación de las mismas, habitualmente hasta el 30 de Julio de cada año, y será responsabilidad de los administradores certificar y solicitar el depósito de las mismas, toda vez se haya llevado a cabo la formulación de las mismas por parte de los socios, en un plazo máximo de 3 meses a partir del cierre, y la aprobación por parte de la junta general de socios durante los 6 meses inmediatos desde el cierre del ejercicio, por lo que la firma del acuerdo por parte de la junta general es imprescindible, ya que es responsabilidad del administrador que las certifica.
Estas deberán ir firmadas por el propio empresario si es un comerciante individual, en caso de sociedades colectivas o comanditarias serán los socios ilimitadamente responsables de la deuda social, y el resto de las sociedades mercantiles lo hará el administrador.
Estas cuentas se presentan en el Registro Mercantil, bien en formato papel o digital, nunca en ambas modalidades.
Las cuentas anuales estarán formadas por:
- Balance
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias [2]
- Estado de cambio de patrimonio neto (a partir del 2017 no es obligatorio para las pymes)
- Estado de flujos efectivos (solo para empresas que presenten balance abreviado)
- Memoria
La Ley sancionará el incumplimiento de esta obligación por parte de los administradores, ya sea sociedad anónima como limitada, la falta de presentación imposibilita la inscripción en el Registro de cualquier otro documento, cerrando el asiento de la empresa, es decir, una vez transcurrido un año desde el cierre del ejercicio, no podrás inscribir ni un aumento de capital, ni una modificación en los estatutos sociales.
Los registradores emitirán una vez al año el listado de empresas que no hayan cumplido dicha obligación, comunicándolo al Ministerio de Economía y Hacienda, de esta manera, la Administración conocerá quien no ha cumplido con su obligación y procederán a la baja en el índice de entidades si se repite de manera reiterada durante varios ejercicios consecutivos sin proceder a su regularización.
En el artículo 283 de La Ley de Sociedades de Capital (LSC), se prevé, que la Administración pueda abrir un procedimiento sancionador contra dicha sociedad, por la no presentación de las Cuentas Anuales.
Las sanciones pueden rondar desde 1.200 euros hasta 60.000 euros que vienen reguladas en la Ley de Sociedades de Capital.
Las Cuentas Anuales nos permitirán dejar constancia de que la contabilidad está correctamente depositada y no puede ser modificada una vez que esto ocurra.
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